+7 (915) 156-58-38

Безупречная церемония бракосочетания

Что делать если часть гостей не пришла на свадьбу и как этого избежать?

14 марта 2016 г.
1. На этапе выбора ресторана, кроме основных вопросов, поинтересуйтесь у банкетного менеджера, за какое время до банкета нужно озвучить окончательное количество гостей. Одни площадки требуют точного подтверждения за две недели до свадьбы, другие готовы получить данную информацию за два-три дня до события. Как правило, это связано со сроками закупки продуктов для банкета.
 
2. Проследите, чтобы пункт о дате утверждения точного количества гостей был обязательно указан в договоре. У любой площадки может поменяться руководство или банкет-менеджер, поэтому важно владеть всеми договоренностями в письменном виде.
 
3. Если одним из условий площадки является определенная сумма закрытия и стоимость вашего банкета равна этой сумме – поинтересуйтесь у банкетного менеджера и заранее продумайте, что можно заказать накануне свадьбы, если несколько человек не смогут прийти, и еды будет слишком много. Это могут быть (у разных площадок по-разному): шоколадный фонтан, пирамида из шампанского, торт, капкейки, дополнительные закуски на встречный фуршет, фрукты, элементы оформления (если оформление предоставляет ресторан), алкоголь, номер в отеле, продление зала, мини-подарки каждому гостю и т.д.
 
4. Если ресторан работает от суммы закрытия и эта сумма равна стоимости вашего банкета (то есть уменьшить общую стоимость вы не можете), заранее оговорите возможность и сроки, в которые вы сможете изменить меню – например, выбрать более дорогой вариант на каждого гостя. Либо вместо ненужных порций горячего заказать дополнительное банкетное блюдо на всех гостей (еще один вид салата, нарезку, горячую закуску, мороженое и т.д.)
 
5. За 2-3 дня до окончательного утверждения количества персон по договору позвоните или напишите всем гостям и попросите подтвердить свое присутствие. Ничего неприличного в этом нет, объясните, что эта информация нужна вам для банкетного меню. Если вы оплачиваете только меню на человека – звоните банкет-менеджеру и «вычеркивайте» гостей, которые не придут.
 
6. Если не все гости могут прийти, ваш ресторан работает от суммы закрытия и стоимость вашего банкета равна этой сумме (то есть уменьшить сумму за банкет вы не можете) - пригласите на освободившиеся места тех, кто был в предварительном списке гостей, но по каким-то причинам этих людей решено было не приглашать. Или позовите, к примеру, хорошо знакомых вам родственников тех гостей, которые точно придут. В любом случае - если место уже оплачено - лучше кого-то позвать. Это особенно актуально, если у вас свадьба с небольшим количеством гостей.
 
7. Если банкет уже оплачен, а часть гостей предупредила, что не придет - если есть такая возможность, на «освободившуюся» сумму вместо лишней еды можно заказать дополнительные услуги, которые может предоставить ресторан, либо добавить дополнительные банкетные блюда на всех (см. пункт 3).
 
8. Если банкет уже оплачен, несколько человек предупредили, что не придут, вы не хотите приглашать на их места других людей либо вам уже не хочется или некогда что-то менять – ДО начала банкета попросите администратора или официантов покормить лишними порциями горячего ваших специалистов: фотографа, ведущего, ди-джея, координатора и др. Замените банкетной едой стаф-меню для специалистов, если вы его заказывали.
 
9. Если банкет уже оплачен и не все гости пришли, опросите сотрудников ресторана упаковать лишние порции в ланч-боксы и отдать вам. Только попросить об этом нужно заранее, обязательно ДО начала банкета, иначе невостребованная оплаченная еда может таинственным образом "исчезнуть".
 
10. Если часть гостей неожиданно не пришла в день банкета, попросите администратора убрать лишние приборы и стулья. Если не пришло много людей – имеет смысл поменять план рассадки, вообще убрав лишний стол (при европейской рассадке) либо освободив края стола, переставив банкетные блюда ближе к середине (при рассадке одним столом). Лучше немного позже начать программу, пересадив гостей ближе друг к другу, чем впоследствии видеть большое количество пустых мест на фото и видео.
 
11. Бывают ситуации, когда, по разным причинам, не приходит один из родителей или свидетелей, бабушка, дедушка или другие близкие люди, чье присутствие не только очень важно для молодых, но и прописано в сценарии банкета. Что делать, если не смогли прийти важные гости?
 
Если вы узнали об отсутствии одного из родителей заранее – сообщите об этом ведущему. Вместе вы сможете решить, заменить ли кем-то маму во время встречи молодых, встречать молодоженов только с одной из мам или вообще не проводить торжественную встречу. Также решите, кто от имени отсутствующего родителя будет говорить напутственное слово на банкете. Это может быть тетя, крестная, бабушка, подруга мамы, которая знает вас с детства – то есть близкий вам человек старшего возраста.
 
12. Если вы заранее узнали об отсутствии одного из свидетелей – замените его или отмечайте свадьбу без свидетелей. В последнее время такой формат стал весьма популярным.
 
13. Если вы узнали об отсутствии одного из знаковых гостей в день торжества, в первую очередь постарайтесь не волноваться и не расстраиваться! Этим вы ничего не измените, а лица у вас будут грустными или встревоженными. Усилием воли заставьте себя успокоиться и расслабиться. Изменить вы уже ничего не сможете, поэтому продолжайте получать удовольствие от самого важного дня в вашей жизни.
 
14. Как можно быстрее сообщите ведущему об отсутствии кого-то «из сценария». Или попросите позвонить ведущему кого-то из родителей, свидетелей или вашего координатора. Во время телефонного разговора опытный ведущий, скорее всего, сразу предложит свои варианты выхода из сложившейся ситуации. В ожидании гостей он быстро поменяет часть программы, и гости ничего не заметят – праздник пройдет легко и приятно!
 

Свадебные распорядители